Medewerkers

7.1 De opzet

Voor de meting van de resultaten op het gebied van medewerkers hanteren we als kritische succesfactoren: medewerkerstevredenheid en ziekteverzuim.

Medewerkerstevredenheid

Voor de verdere verbetering van de kwaliteit van onze organisatie is het van belang inzicht te hebben in (ontwikkelingen in) de mening van medewerkers over een zo breed mogelijk scala van onderwerpen van de organisatie. De gemeente krijgt dit inzicht onder andere door het houden van medewerkerstevredenheidsonderzoeken. Andere instrumenten die inzicht verschaffen zijn bijvoorbeeld de exit-interviews bij vertrekkende medewerkers, uitkomsten van de “resultaatgericht werken gesprekken”. Soms kunnen uit de uitkomsten trends gesignaleerd worden maar meestal hebben deze een meer individueel en incidenteel karakter. Daarom is het medewerkerstevredenheidsonderzoek de belangrijkste component voor vernieuwingen en verbeteringen van de organisatie voor de medewerkers. De gemeente maakt voor het medewerkerstevredenheidsonderzoek gebruik van de Internetspiegel. Dit is een instrument van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Gebruik van de Internetspiegel garandeert het gebruik van gevalideerde vragen en anonimiteit van de deelnemers aan het onderzoek. Met dit onderzoek kan een vergelijking worden gemaakt met het onderzoek uit 2006 dat destijds ook was uitgevoerd via de Internetspiegel. De informatie die met het onderzoek vrijkomt, wordt gebruikt om het personeelsbeleid te evalueren en te optimaliseren. Om op alle onderwerpen die de organisatie van belang acht inzicht te krijgen in de medewerkerstevredenheid, is een aantal specifiek Dantumadielse vragen aan ons onderzoek toegevoegd. In 2003, 2006, 2008 en 2012 is de medewerkerstevredenheid onderzocht. In 2003 nog met andere methodiek, sinds 2006 met de Internetspiegel. Om de drie jaar zal dit onderzoek herhaald worden. Sinds 2006 zijn ook trendmetingen mogelijk. De gemeente maakt, behalve de indeling in productgroepen, geen onderscheid in verschillende soorten personeelsgroepen. Dit omdat voor alle groepen dezelfde aspecten van medewerkerstevredenheid van belang zijn. Bovendien biedt het onderzoek op de huidige wijze voor de gemeente voldoende aanknopingspunten om tot verbetering te komen. Doelstelling van het onderzoek is, gekwantificeerd naar een rapportcijfer een 7 te scoren én ten opzichte van het vorige onderzoek een hogere score te realiseren. Naar aanleiding van de bespreking van de uitkomsten in de groepen en eenheden worden verbeteracties in de bedrijfsplannen opgenomen. Op basis van de absolute uitkomsten wordt een samenvattend overzicht gegenereerd waarin voor de slechts scorende items wordt geadviseerd verbeteracties op te stellen.

Ziekteverzuim

Maandelijks bespreekt het MT de hoogte van het ziekteverzuim. Doel is een lager ziekteverzuim dan 5 % per jaar. Resultaatgericht werken Met het resultaatgericht werken worden in het startgesprek afspraken gemaakt tussen medewerker en leidinggevende. Tijdens het jaar wordt een voortgangsgesprek gehouden om te kijken of de gemaakte afspraken qua uitvoering op koers liggen en waar bijsturing of qua aanpak of qua doelstelling benodigd is. In het eindgesprek wordt aangegeven of deze afspraken gerealiseerd zijn. Jaarlijks wordt het resultaatgericht werken geëvalueerd. Doelstelling is dat alle gesprekken tijdig plaatsvinden en dat gemaakte afspraken gerealiseerd worden.

7.2 Uitkomsten

Medewerkerstevredenheid

In 2006 was de score voor medewerkerstevredenheid gekwantificeerd naar een rapportcijfer een 7,2 (onderzoek bestuur & financiers 2007). Ook de score t.o.v. andere gemeenten was op alle aspecten positief. Het MTO onderzoek over 2008 is in oktober 2008 afgerond. Uit de uitkomsten blijkt dat zowel ten opzichte van andere gemeenten als ten opzichte van 2006 hogere scores zijn behaald. op alle aspecten heeft Dantumadiel een score van 7,3 behaald. Gemiddeld scoorden gemeenten een 7,0. In 2012is het onderzoek opnieuw uitgevoerd. Op alle onderdelen scoorde onze organisatie gelijk of beter dan het gemiddelde van organisaties.
Voor de samengevatte uitkomsten: samenvatting mto 2012.

Alle onderzoeken:

Ziekteverzuim

Het ziekteverzuim heeft sinds 2007 een stijgende lijn vertoont, maar de afgelopen twee jaren daalt deze weer.

7.3 Gebruik

Medewerkerstevredenheid

Nadat het onderzoek is uitgevoerd en het rapport is ontvangen, vindt behandeling van de rapportage in MT- , en het overleg MT-teamleiders plaats. De managers bespreken de uitkomsten in hun staf- en productgroepen. Bij al deze overleggen is de algemeen directeur aanwezig. De uitkomsten worden teruggekoppeld in een overleg MT-teamleiders. De aanbevelingen en actiepunten die uit de bespreking voortvloeien worden opgenomen in het bedrijfsplan. Uitvoering van de afspraken uit het bedrijfsplan wordt procesmatig gevolgd in AORTA. De effecten van de maatregelen worden geëvalueerd in de rapportage na het eerstvolgende onderzoek. N.a.v. het onderzoek 2006 zijn afspraken gemaakt over coachend leiderschap, de rol van teamleiders en resultaat gericht werken. De afspraken n.a.v. het MTO 2006 zijn in het bedrijfsplan opgenomen en zijn procedureel gevolgd met de AORTA. B&W en raad worden geïnformeerd over het onderzoek en de uitkomsten. Bovendien worden de uitkomsten benut in het onderzoek Bestuur & Financiers. Dit onderzoek wordt besproken in een twee-jaarlijks overleg tussen raad. Eén van de uitkomsten van de bespreking is dat in het volgende onderzoek onderscheid per eenheid/team wordt gemaakt. Sinds 2008 vervullen de teamleiders een belangrijke rol in de aansturing van de staf- en productgroepen. Een ander punt is dat vol zal worden doorgezet op het resultaatgericht werken. Dit was ook één van de punten met een verbeteradvies in het samenvattende overzicht. Dit onderwerp krijgt om reden van consistent beleid, maar ook als gevolg van het MTO en de hierop gevolgde besprekingen de hoogste prioriteit.

Ziekteverzuim

Het ziekteverzuim wordt maandelijks in het MT geëvalueerd. Eén van de acties voortvloeiend uit de maandelijkse evaluatie is het monitoren van de ziekmeldingsfrequentie en de communicatie hierover met medewerkers. In het SMT worden individuele ziektegevallen besproken. Periodiek worden thema SMT’s georganiseerd. Hierin worden actuele thema’s besproken die waar nodig verband houden met ziekteverzuim en wisselen managers onderling ervaringen uit om tot een goede ziektebegeleiding dan wel preventieve aanpak te komen.