Leiderschap

1.1 Richten

Met programmasturing wordt het beleid van de gemeente gestuurd, zowel de wegen waarlangs het beleid tot stand komt, de bepaling van de doelstellingen als de opera­tiona­lise­ring. Hiermee geeft de gemeente invulling aan: De kaderstelling van de raad; De bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college (opstellen en uitvoeren van de programma’s); De operationele en beleidsvoorbereidende taak van de organisatie.

De werkwijze met missie, visie, programma’s is hierin sturend.

Eenmaal per vier jaar (aansluitend aan de raadsperiode) wordt de programmastructuur herzien. Voor 2015 tot en met 2018 wordt gewerkt met 9 programma’s; te weten:

  1. Boarger & bestjoer
  2. Jongerein & Underwiis
  3. Meidwaan & Omtinken
  4. Mienskip
  5. Feiligens
  6. Ûndernimmen
  7. Wenjen & Omjouwing
  8. Grien & Beheer
  9. Ynfrastruktuer & Foarútgong

Jaarlijks legt het college van B&W in de programmaverantwoording verantwoording af aan de raad over het gevoerde beleid.
De verantwoording is tevens input voor bijstelling en actualisatie van beleid.

Programmasturing kenmerkt zich door een integrale en interactieve aanpak. Programmasturing heeft betrekking op de hele organisatie en loopt dwars door alle staf- en productgroepen heen. Samenwerking zowel intern als extern is een basisvereiste voor een gemeente die participatie van inwoners en organisatie nastreeft. De gemeente wil er voor haar inwoners, voor haar organisaties en voor haar bedrijven zijn. Dit is vastgelegd in de visie van de organisatie. Daarom heeft de gemeente als uniforme kerncompetenties ook klantgerichtheid, resultaatgerichtheid en samenwerken vastgelegd in haar aanpak van “resultaat gericht werken”.

De gemeente werkt samen binnen en buiten de regio.

De belangrijkste samenwerkingsvormen binnen de regio zijn vornmgegeven in ANNO– en DDFK-verband. ANNO is het samenwerkingsverband van de gemeenten Achtkarspelen, Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel, Kollumerland c.a. en de provincie Fryslân. DDFK staat voor de samenwerking op bedrijfsvoeringsgebied van de gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a.. Buiten de regio heeft onze gemeente werkt onze gemeente samen in Europees verband in het project Vital Rural Area en eerder in het prohject E-Voice.

 

1.2        Inrichten

In de programma’s zijn de doelen van de gemeente Dantumadiel verwoord. Dit betreft doelen voor de inwoners, bedrijven, organisaties en leefomgeving van Dantumadiel. Ook staan hier doelen voor de wijze waarop dit georganiseerd wordt, doelen voor het bestuur en medewerkers. De organisatie van Dantumadiel is ingericht op beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering. Dit zowel qua:

  • structuur (bijvoorbeeld de beleids- en organisatiestructuur);
  • sturingsinstrumentarium (programmasturing, resultaatgericht werken);
  • stijl en cultuur (kerncompetenties, uitstraling).

De gemeente kent een klantgerichte organisatiestructuur met een aantal productgroepen. De structuur is afgestemd op de kerntaken van de gemeente. De indeling van de hoofd- en deelprocessen (alleen toegankelijk via intranet) komt overeen met de organisatie-indeling.

Productgroepen kennen elk een aantal teams. In de aansturing van deze teams is ook een wijziging doorgevoerd. Sinds een aantal jaren zijn de teamleiders benoemd als volledig leidinggevenden. Omdat sinds 2008 al geconstateerd is dat leiderschap een verbeterpunt in onze organisatie is, is in de tweede helft van 2013 een managementdevelopment traject gestart voor managers en teamleiders.

De gemeente geeft topprioriteit aan klantgerichtheid. Naast een optimale service aan de balies, ondersteund door training en opleiding voor frontofficemedewerkers, wordt dit ook in de structuur en werkvormen van de organisatie ingebed met bijvoorbeeld een bedrijvencontactfunctionaris en een dorpencoördinator.

Programmasturing staat dwars op de lijnstructuur.

Regisseurs spelen voor de programmasturing een cruciale rol. Zij genereren vakinhoudelijke kennis, signaleren trends, brengen monitoringsinformatie in, schrijven en regisseren interne en externe programmadeelnemers. Voor regisseurs zijn er minimaal vijf keer per jaar regisseursbijeenkomsten om kennis en ervaringen uit te wisselen en voor afstemming.

Trojka’s sturen programma’s. Een trojka bestaat naast de programmaregisseur uit een programmabestuurder en een programmamanager. Door deze vorm van beleidssturing is er een goede afstemming tussen bestuur en organisatie.

Aan het eind van de vierjaarlijkse bestuursperiode, voor de verkiezingen, vindt evaluatie van de programmasturing plaats. Op basis van de evaluatie kunnen wijzigingen en/of bijstellingen in de programmasturing doorgevoerd worden. Na deze periode worden regisseurs weer voor vier jaar benoemd.

1.3        Verrichten

De gemeente hanteert het uitgangspunt dat leiderschap een veel breder begrip is dan enkel iets voor het management. Alle medewerkers kunnen leiderschap uitstralen in de wijze waarop zij invulling geven aan hun taakuitoefening. Met het resultaatgericht werken zijn per functie competenties vastgesteld waarop medewerkers aangesproken worden. Wel is het van belang dat op strategische posities zoals die van programmaregisseurs, strategen, projectleiders, managers en teamleiders ook leiderschap uitgestraald wordt door:

  • Aanspreekbaar zijn op resultaten en gedrag en communicatief vermogen, opstellen als boegbeeld van organisatie, vermogen samenwerking, klantgerichtheid en resultaatgerichtheid
  • Coachend leiderschap
  • Stimuleren van innovaties in relatie tot organisatiedoelen
  • Transparantie en integriteit
  • Betrokkenheid

We faciliteren dit door middel van trainingen, het sociaal medische team, overleggen tussen teamleiders en managers, RGW gesprekken etc.

Innovatie en leiderschap zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Dantumadiel scoort daar  herhaaldelijk mee, 2006 was de gemeente (na Den Bosch) de meest innovatieve gemeente van Nederland en in 2010 de meest innovatieve kleine gemeente van Nederland.

Programmasturing is de leidende systematiek in de sturing van de gemeente. In de organisatie is een structuur georganiseerd, waarin diverse systemen een bijdrage leveren. Dit betreft o.a.:

  • A3 plannen; het bedrijfsplan van de organisatie en de doorvertaling daarvan in plannen voor de productgroepen en teams;
  • De verantwoordingssytematiek in de VERRAPS;
  • AORTA, de systematiek in de organisatie die regelt dat we beloven wat we doen en doen wat we beloven, waarin bovendien de resultaten gemeten worden, leidend tot evaluatie die weer de basis zijn voor nieuwe aanpak;
  • Het systeem van resultaat gericht werken, waarin de rol van de medewerkers om bij te dragen en bij te kunnen dragen aan het bedrijfsresultaat geregeld wordt Het procesbeleid van de gemeente, waarin we regelen dat processen geïdentificeerd en ontworpen worden, ingevoerd en beheerst en doorgelicht en verbeterd, in nauw verband met de door de gemeente voorgestane servicenormen
  • Projectmatig werken: een door de organisatie ontwikkelde werkwijze, voor alle medewerkers inzichtelijk op het intranet
  • Het systematisch uitvoeren van onderzoeken op het gebied van burger- klant- medewerker- en ondernemersteveredenheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen en bestuur en financiers. De uitkomsten daarvan worden door vertaald in verbeteracties voor de organisatie.