Management van Medewerkers

3.1        Organiseren

De gemeente Dantumadiel is in ontwikkeling. De aandacht van de organisatie van de gemeente ligt daarbij op een vraaggerichte organisatie die resultaatgericht is, procesmatig en projectmatig (samen)werkt, zowel intern als extern, en kwaliteit centraal stelt. Dit zorgt ervoor dat de kwantitatieve en kwalitatieve capaciteit van de mensen in de organisatie op peil is en blijft.

In aansluiting op de ontwikkelingen die de gemeente doormaakt is de organisatiestructuur blijvend in beweging, waarbij de organisatie is opgedeeld in drie productgroepen: – Romte (Ruimte) en Stipe (Ondersteuning) , Wolwêzen (Welzijn) en een stafgroep Direksje Stipe. De managers van de productgroepen vormen samen met de algemeen directeur het management van de organisatie. Onder de productgroepen vallen teams. Teamleiders zijn de direct leidinggevenden van de mensen die in deze teams vallen.

Dantumadiel heeft aandacht voor haar personeel. Dit blijkt uit de vele HRM initiatieven, processen en instrumenten die aanwezig zijn, bijvoorbeeld het opleidingsplan, de systematiek van resultaatgericht werken. Om meer samenhang en integraliteit te bewerkstelligen willen we generieke functiebeschrijvingen als stabiele factor voor doorontwikkeling van het HRM beleid gebruiken.

Generieke functiebeschrijvingen als stabiele factor Het managementteam heeft in 2009 gekozen voor een generieke functiebeschrijving (oftewel functiefamilie) als basis. Deze generieke functiebeschrijving is op een dusdanig globaal niveau beschreven dat deze niet onderhevig is aan veranderingen die plaatsvinden in de organisatiedoelen en de daarvan afgeleide organisatie-inrichting. De generieke functiebeschrijving vormt daarmee een stabiele factor en een bouwsteen voor ons verder te ontwikkelen integraal HRM beleid.

Het concept van functiefamilies wordt vanaf 2002 toegepast. In onze visie geldt voor een juiste toepassing van dit concept dat de beschrijvingen uniform, informatief, kort maar volledig (en zeker niet te gedetailleerd) en duidelijk genoeg zijn om als instrument ingezet te kunnen worden voor o.a. RGW-gesprekken, wervingsactiviteiten, loopbaanontwikkeling, functiewaardering, beloningsdifferentiatie etc.

HRM beleid: visie, strategie en kerncompetenties

Het HRM beleid is eigentijds en sluit aan bij de behoefte van de gemeente Dantumadiel aan kwalitatief geschikt en goed opgeleid personeel, dat op meerdere gebieden inzetbaar is en dat professioneel met de uiteenlopende rollen van de gemeente kan omgaan. Behalve op opleidingsniveau, wordt ook gestuurd op houding en gedrag van medewerkers. Functioneren in een maatschappelijke organisatie vergt van medewerkers een sterk verantwoordelijkheidsgevoel, integer handelen en een kritische blik naar zichzelf.

De kerncompetenties: klantgerichtheid, resultaatgerichtheid en samenwerken staan centraal in de werkwijzen van de gemeente Dantumadiel. Bij de optimalisatie van interne processen en werkwijze bestaat dan ook altijd aandacht voor deze kerncompetenties.

Om in te kunnen spelen op kansen en bedreigingen van de gemeente Dantumadiel, willen we medewerkers hebben die letterlijk over grenzen heen kunnen kijken, die ingesteld zijn op samenwerking met interne en externe partners, die hun eigen werkelijkheid niet per definitie tot maatstaf verheffen maar juist open staan voor het toepassen van ‘best practices’ van buiten. Ontwikkeling, opleiding en/of selectie van personeel is mede hierop afgestemd.

De schaal en ligging van de gemeente Dantumadiel, de arbeidsmarktsituatie en tegelijk de vergrijzing van het huidige personeelsbestand maken het niet altijd makkelijk. Wij zoeken daarom intensieve samenwerking met de omliggende gemeenten om gekwalificeerde medewerkers te kunnen aantrekken en om ze in een stimulerende omgeving tot verdere ontwikkeling te laten komen. Daarom maakt onze gemeente onderdeel uit van Werken in Friesland.

Er zijn kennisnetwerken binnen de DDFK-samenwerking (Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a.) georganiseerd op allerlei (vak)terreinen. Ook op het terrein van P&O wordt samengewerkt met collega’s van deze gemeenten. Ter bevordering van de doorstroommogelijkheden van medewerkers uit deDDFK-gemeenten, bestaan afspraken op het gebied van interne werving en selectie.

Plaats en positie

De huidige eenheid P&O van de gemeente Dantumadiel staat voor Personeel en Organisatie en maakt deel uit van de productgroep Stipe (bedrijfsvoering). De twee P&O-consulenten adviseren directie, managers, teamleiders en medewerkers aangaande allerhande personeelszaken en bewaken de organisatiebrede afspraken. De P&O consulenten worden in hun werk ondersteund door een administratief medewerker en een salarisadministrateur. Bij de gemeente Dantumadiel is er sprake van integraal management. Managers zijn verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen hun productgroep. De organisatievisie- en doelstellingen zijn hierbij leidend. Integraal management betekent ook dat “de lijn” verantwoordelijk is voor de bepaling en de uitvoering van het personeelsbeleid. De eenheid P&O is hierbij initiërend, adviserend en ondersteunend.

Het huidige personeelsinstrumentarium

Het werkterrein van de eenheid P&O is divers. De van belang zijnde personeelsinstrumenten en regelingen in dit kader worden uitgebreid beschreven in een  informatiebrochure . De basis van ons HRM-beleid wordt hieronder nader toegelicht.

Resultaatgericht werken

Minimaal eenmaal per jaar hebben medewerker en leidinggevende een gesprek over het huidig en toekomstig functioneren. Tijdens dit gesprek worden concrete en meetbare resultaat- en ontwikkelafspraken gemaakt. Hiermee wordt gewaarborgd dat medewerkers in functies werkzaam zijn, die aansluiten bij ambities, talenten en vaardigheden. Aan de hand van het resultaatgericht werken worden functieverzwaring, verlichting en wisseling mogelijk gemaakt. Indien langere tijd uitstekend wordt gefunctioneerd, bestaat ook de mogelijkheid tot promotie.

Het resultaatgericht werken biedt eveneens ruimte voor flexibel belonen. Het uitstekende functioneren kan namelijk worden aangetoond, indien de gemaakte resultaat en ontwikkelafspraken door de medewerker succesvol behaald zijn. In dit geval bestaat de mogelijkheid tot het uitreiken van een gratificatie of andere flexibele beloningsmaatregelen. De Gemeente Dantumadiel beschikt over een jaarlijks gratificatiebudget.

De systematiek van resultaatgericht werken wordt uitgebreid beschreven in de brochure RGW voor medewerkers, de gids voor competentie-ontwikkeling en het formulier Resultaat Gericht Werken. In 2013 is na een evaluatie besloten tot een vereenvoudigde opzet van de RGW-systematiek.

Functies en functiewaardering

De gemeente Dantumadiel heeft in 2009 het functiehuis en het loongebouw geactualiseerd. Het functiehuis is daarmee compacter en meer toekomstvast geworden. Verder heeft de gemeente een procedure die sneller actualiseringen mogelijk maakt, en tevens de rechtpositie van de medewerkers veilig stelt. Het duidelijk formuleren van functiebeschrijvingen is essentieel voor het goed opzetten en uitvoeren van het P&O-/HRM-beleid in een organisatie. Een inhoudelijk juiste en goed opgebouwde functiebeschrijving ziet Dantumadiel als de basis voor de ontwikkeling en toepassing van overige instrumenten op het terrein van personeelsmanagement.

Opleidingen

De gemeente Dantumadiel is een lerende organisatie, waarin mensen bereid en in staat zijn vanuit hun eigen verantwoordelijkheid een bijdrage te leveren aan het realiseren van de gemeentelijke doelstellingen. Gemeente Dantumadiel is van mening dat dit alleen bereikt kan worden door haar medewerkers de kans te bieden zich te ontwikkelen. Hiertoe beschikken wij over een centraal opleidingsplan, op basis waarvan ruime studiefaciliteiten worden verstrekt. Bovendien heeft iedere manager de beschikking over een eigen opleidingsbudget, waarmee kortdurende congressen, trainingen en cursussen gefinancierd kunnen worden.

3.2                    Investeren

Behoeften van de organisatie

Het ambitieniveau van de gemeente Dantumadeel ligt hoog. Ongeacht de schaal en ligging van onze plattelandsgemeente is de vooruitstrevendheid duidelijk herkenbaar in onze werkwijzen en opdrachten. Grootschalige projecten, zoals Vital Rural Area, de Centrale As, intensieve samenwerking met ketenpartners op het gebied van Werk, Inkomen en Zorg en de digitalisering van werkprocessen, leggen zijn beslag op de ambtelijke capaciteit en vergen flexibiliteit, doorzettingsvermogen en professionaliteit van medewerkers. Bovendien wordt voortdurend gestuurd op de ontwikkeling van onze kerncompetenties. Hiervoor worden onder andere organisatietrainingen ingezet, zoals de organisatiebrede training klantgericht werken (2008). Uit deze training zijn vervolgens weer organisatiebrede afspraken naar voren gekomen.

Duurzame inzetbaarheid van medewerkers is een belangrijk onderwerp. Daarom wordt momenteel gewerkt aan de ontwikkeling van een leeftijdsbewust personeelsbeleid. Allereerst is begin 2009 een analyse gemaakt, met behulp van de ‘duurzame inzetbaarheid medewerkers’ – scan is in kaart gebracht wat de  stand van zaken is met betrekking tot leeftijdscategorieën, in- door en uitstroomgegevens, opleidingen, fysieke belasting en ziektegegevens. Het moge duidelijk zijn dat gemeente Dantumadiel grote waarde hecht aan medewerkers die gezond zijn, die een balans hebben gevonden tussen hun werk- en privé-situatie en die blijvend gemotiveerd zijn (en worden) in hun werkzaamheden. Verscheidene interne processen ondersteunen daarom de duurzame inzetbaarheid, zoals de ‘regeling variabele werktijden’, maar ook de in 2008 op vrijwillige basis uitgevoerde leefstijlonderzoeken.

Afstemmen individuele opleidingsbehoefte op organisatiedoelen

Leidinggevenden zijn inhoudelijk sterk georiënteerd op hun vakgebied. Met het integraal management is het de verantwoordelijkheid van de teamleider om de opleidingsbehoeften te vertalen in opleidingsaanvragen, die vervolgens op organisatieniveau worden beoordeeld door de algemeen directeur en de managers. Prioriteiten worden gesteld aan de hand van de criteria noodzakelijkheid en wenselijkheid ten opzichte van de huidige (en toekomstige) functie. De intentie is om zoveel mogelijk opleidingen doorgang te laten vinden. Niet alleen ten behoeve van de gemeente en haar ambities, ook voor de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker en de mogelijkheden die daaruit voorvloeien voor de (nabije) toekomst.

Leermogelijkheden

Vanwege de schaalgrootte van de gemeente, is de breedte van werkzaamheden in de meeste functies groot. Dit biedt veelzijdigheid, echter, het vergt gelijktijdig creatief gebruik maken van de bestaande kennis in diverse netwerken. Er heerst een loyale en bereidwillige organisatiecultuur, waardoor de samenwerking tussen collega’s goed tot stand komt. Door leidinggevenden wordt bovendien veel ruimte geboden voor eigen initiatief.

3.3   Respecteren

Informeel

De gemeente Dantumadiel kenmerkt zich door informele lijnen. Het klantgericht werken is mogelijk door een sterke samenwerking tussen collega’s, gebaseerd op wederzijds respect, vertrouwen en loyaliteit. De samenwerking vertaalt in zich in verschillende interne projectgroepen en samenwerkingsverbanden met omringende gemeenten, waarbij een beroep kan worden gedaan op andermans kennis, vaardigheden én netwerk.

Verantwoordelijkheden en eigen initiatief

De verantwoordelijkheden behorende bij een functie zijn duidelijk; door vastgestelde programma’s, de A3-plannen, functieprofielen, individuele resultaatafspraken in de Resultaatgericht werken-cyclus en regelmatig terugkerende werkoverleggen bestaat er voldoende duidelijkheid over de werkzaamheden die verricht moeten worden en in hoeverre die bijdragen aan de organisatiedoelstellingen. De meeste functies zijn breed van opzet, in die zin dat er sprake is van een gevarieerd takenpakket. Behalve dat dit een bepaalde mate van zelfstandigheid en tijdsplanning vergt, komt juist het eigen initiatief van medewerkers daarbij van pas. Medewerkers hebben daardoor ruimte om naar eigen inzicht te handelen, waarbij de teamleider goed beschikbaar en bereikbaar is voor de afstemming van werkzaamheden.

Aantrekkelijke werkomgeving: respect en erkenning

Er is duidelijk sprake van wederzijds respect in gemeente Dantumadiel. Dit blijkt onder andere uit hoe collega’s elkaar waarderen in het MTO. De meeste collega’s kennen en waarderen elkaar.

Bescheidenheid is kenmerkend voor de organisatiecultuur. Medewerkers voelen zich verantwoordelijk voor hun deelname aan een eindresultaat of de dienstverlening aan een burger en vinden dit eerder een vanzelfsprekendheid dan dat zij hier erkenning voor vragen. Met de invoering van resultaatgericht werken is een budget beschikbaar gesteld voor extra beloningen, indien bijvoorbeeld resultaatafspraken succesvol behaald zijn.

Zorg voor het personeel

De Gemeente Dantumadiel heeft een arbo -en milieu commissie, waarin ook de Ondernemingsraad is vertegenwoordigd. Deze commissie bespreekt de uitkomsten van een risico inventarisatie – evaluatie, komt met aanbevelingen en voert maatregelen uit. Ze stelt jaarlijks een arbo- en milieu plan op, laat deze vaststellen door het MT en bewaakt en evalueert de uitvoering.

De bodes hebben een opleiding gevolgd voor het arbo-proof instellen van werkplekken. Er is een speciaal budget voor werkplekaanpassingen.

Er is veel aandacht voor ziekteverzuimpreventie. Maandelijks is er een Sociaal Medisch Team, waarbij de P&O-consulent, de manager of teamleider, de bedrijfsarts en de bedrijfsmaatschappelijk werkster met elkaar de “ziektegevallen” bespreken, adviezen worden uitgewisseld. Tweemaal per jaar is er een thema SMT waarin trends worden besproken en wat langer kan worden stilgestaan bij een specifiek thema (bijvoorbeeld preventie van RSI, het voeren van ziekteverzuimgesprekken).

In 2008 zijn alle medewerkers in staat gesteld mee te doen aan een preventief leefstijlonderzoek, waarbij cholesterol, suiker, bloeddruk, conditie, lenigheid werd gemeten, maar waarbij eveneens zonodig adviezen werdenbr / gegeven over leefstijl. De reacties waren zeer positief, het onderzoek voorzag in een behoefte, in een aantal gevallen hebben we dankzij dit onderzoek langdurige uitval bij medewerkers kunnen voorkomen. Dit onderzoek zal dan ook zeker herhaald worden.

Diversiteit

Gemeente Dantumadiel vindt dat haar personeel een afspiegeling moet zijn van de samenleving. Bovendien beseft zij het belang van het inzetten van (arbeids)gehandicapten en minderheden. De productgroep Wolwêzen heeft immers dagelijks te maken met de problematiek van mensen met beperkingen en hun deelname aan de samenleving, waaronder in een arbeidssituatie. Daarom biedt de gemeente Dantumadiel ruimte voor werkervaringsplaatsen, stageplaatsen, medewerkers van de Sociale Werkvoorziening en mensen met een verstandelijke beperking. Met de nodige begeleiding voelen ook deze medewerkers zich thuis bij gemeente Dantumadiel.

Ook voor gedeeltelijk afgekeurde medewerkers en soms zelfs voor volledig afgekeurde medewerkers proberen we werkgever te blijven. Waar mogelijk worden aanpassingen in de werksituatie gecreëerd en faciliteiten geboden.

Integriteit

Elke organisatie is kwetsbaar als mensen hun werk op een niet integere manier uitvoeren. Niet-integer gedrag leidt tot een ziekmakende bedrijfscultuur en het kan leiden tot ernstige interne en externe vertrouwensproblemen die bedreigend zijn voor het goede functioneren of zelfs het voortbestaan van de organisatie. Daarom moet het onderwerp integriteit altijd hoog op de agenda blijven staan. Dat geldt zeker voor overheidsorganisaties want die moeten het hebben van vertrouwen. De klanten van de overheid hebben immers niet de mogelijkheid om naar andere aanbieders uit te wijken. Ze zijn vaak afhankelijk van diezelfde overheid. Daarom heeft de gemeente Dantumadiel een aantal maatregelen en regelingen vastgesteld, en begin 2009 weer herzien.

Op intranet is een onderwerp integriteit aangemaakt waar alles op het gebied van ‘integriteit gemeente Dantumadiel’ te vinden is. Ook wordt aandacht besteed aan voorlichting en bewustwording. Er wordt onder andere tijdens introductiedagen voor nieuw personeel aandacht aan het onderwerp besteed (bij het afleggen van de eed).