Strategie & Beleid
2.1 Oriënteren
Beslissingen van nu hebben pas hun uitwerking in de toekomst. Het is daarom belangrijk om helder te hebben hoe de toekomst van Dantumadiel eruitziet: de raadsvisie.
De toekomstvisie is een leidraad bij de vele dagelijks te nemen beslissingen. Een visie is overkoepelend en daarom geen opsomming van beleidsthema’s en projecten.. Alleen de onderwerpen die voor de regiefunctie van de gemeente van belang zijn worden uitgewerkt.
De visie is richtinggevend in positieve zin: wat willen we actief op gang brengen, waar willen we zelf beleid ontwikkelen en waarop willen we sturen. Richtinggevend ook in de afwegende zin: voorkomen dat allerlei losse plannen, ideeën en oplossingen niet de gewenste gevolgen hebben omdat de samenhang ontbreekt.
Binnen het grondgebied van de gemeente Dantumadiel zijn diverse organisaties actief op allerlei terreinen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de verenigingen voor dorpsbelangen, de bibliotheek en de politie. Veel van die activiteiten raken de inwoners. Lang niet over al die organisaties heeft de gemeentelijke overheid direct of indirect zeggenschap. De overheid is wel de enige die door inwoners op het totaalpakket aan beleid en voorzieningen kan en ook mag worden aangesproken. Als gemeente staan wij voor het algemeen belang van onze inwoners en hebben van daaruit de regie om bepaalde problemen aan te pakken en/of ontwikkelingen tot stand te brengen en/of activiteiten tot uitvoer te (laten) brengen.
Onder regie verstaan wij: de beleidslijnen aangeven, de strategische doelen formuleren en op basis daarvan de strategische partners uit te nodigen een bijdrage te leveren aan de gestelde doelen. Inwoners en organisaties zijn actief in de lokale samenleving en worden aangemoedigd om een rol te spelen bij de totstandkoming en uitvoering van gemeentelijk beleid.
Binnen de organisatie is de groep Stratego verantwoordelijk voor het proces van de toekomstvisie. Stratego bestaat uit een aantal medewerkers uit alle groepen van de organisatie en de algemeen directeur en adviseert rechtstreeks aan de raad.
Stratego heeft in 2002 de eerste aanzet gegeven voor een strategische visie op de toekomst, op basis van de identiteit van het gebied, de sterke en zwakke punten, ontwikkelingen, actuele thema’s en politieke programma’s. Stratego heeft bij het ontwikkelen van de visie inwoners en strategische partners van de gemeente betrokken.
Na een evaluatie heeft Stratego de raad begin 2008 geadviseerd om de visie grondig te herzien. Dit om de visie compacter en helderder te maken en om duidelijker onderscheid in het abstractieniveau van de inhoud tussen visie en programma’s aan te brengen. De raad heeft hiertoe besloten en eind 2008 heeft de raad de herziene toekomstvisie vastgesteld.
In 2013 hebben managers, Stratego en regisseurs de aanzet tot een nieuwe visie gemaakt met een workshop. Daarbij is gekozen de systematiek van scenarioplanning te benutten.
Om de effecten van het beleid op waarde te kunnen schatten heeft de gemeente een monitor ontwikkeld. De monitor wordt de komende periode met de opzet van nieuwe programma’s herzien.
Interactiviteit en burgerparticipatie met betrekking tot de koers van de gemeente is in de loop van de jaren steeds meer van toekomstvisie naar programma’s verschoven. Dit vooral omdat de programma’s qua inhoud concreter zijn dan de toekomstvisie en zich daarom beter lenen voor overleg met inwoners en betrokken organisaties.
Per programma is een overzicht van partners opgesteld. De gemeente en partners bespreken periodiek o.a. doelstellingen en nieuwe plannen.
Dantumadiel werkt in regioverband aan de sociaal economische ontwikkeling van Noordoost Fryslân. Ter versterking van deze aanpak en in het verlengde van de sociaal economische doelen is NOFA leadpartner van het Europese project Vital Rural Area. Dantumadiel kijkt niet alleen over haar eigen fysieke grenzen, maar zet zich ook in om barrières tussen sectoren te slechten die de ontwikkeling van Noordoost Fryslân in de weg staan. Dit mag abstract klinken maar wordt met het voorbeeld van de ‘Kenniswerkplaats Noordoost Friesland’ te Feanwâlden heel concreet gemaakt. Dit is een plaats waar overheid, ondernemers, onderwijs, onderzoeksinstellingen en omgeving samen komen en werken aan gezamenlijke doelstellingen. Op deze wijze vindt kenniscirculatie en kenniscreatie plaats. De Kenniswerkplaats is ingebed in de ANNO-structuur
2.2 Creëeren
De toekomstvisie is vertaald in programma’s. Deze hebben een tijdshorizon van vier jaar en hierin zijn (SMART) concrete doelstellingen opgenomen. Voor de raadsperiode 2015-2018 zijn er negen programma’s.
Programma’s geven sturing aan staand en nieuw beleid. Ook de programma’s worden jaarlijks geactualiseerd en jaarlijks door de raad vastgesteld. De programma’s zijn integraal en staan dwars op de lijnorganisatie.
Ingrediënten voor een programma zijn: Toekomstvisie Politieke strategie Vakinhoudelijke informatie, trends, kengetallen Bedrijfsvoering (managementinformatie) Trojka’s (drie paarden die de kar trekken) geven sturing aan de programma’s. Een trojka bestaat uit een programmaregisseur, een programmamanager (één van de zes managers) en een programmabestuurder (burgemeester of wethouder). Binnen de trojka hebben programmaregisseur, -manager en –bestuurder elk hun eigen rol:
De programmaregisseur: genereert vakinhoudelijke kennis; signaleert trends; brengt monitoringsinformatie in; schrijft, publiceert; regisseert programmadeelnemers. De programmamanager: brengt managementinformatie en -monitoring in; bewaakt op managementniveau; schrijft mee; adviseert; regisseert op managementniveau. De programmabestuurder: brengt doelstellingen in; brengt bestuurlijke en politieke informatie in; is bestuurlijk verantwoordelijk; zet de lijn uit; beslist, is verantwoordelijk; zorgt voor vaststelling in college en raad.
Gedurende het jaar vindt periodiek regisseursoverleg plaats. Met dit overleg wordt invulling gegeven aan het integraal werken; de regisseurs informeren elkaar over ontwikkelingen binnen hun programma en zoeken waar nodig afstemming met andere programma’s.
Programma’s worden uitgewerkt in de begroting en doorvertaald in A3 plannen.
Dantumadiel heeft hiervoor haar beleidscyclus ontworpen (zie schema). De effecten van beleid worden met de monitor gevolgd. Over de doelstellingen die in de programma’s zijn opgenomen wordt per kwartaal verantwoording afgelegd in de verantwoordingsrapportages (Verraps) en na afloop van een jaar in de programmaverantwoording. Verraps en programmaverantwoording worden na bespreking in de trojka behandeld door het college van B&W en vastgesteld door de raad. Bij het actualiseren van de programma’s wordt bekeken of op basis van de verantwoordingsrapportage de aanpak dan wel de doelstellingen voor het volgende jaar moeten worden aangepast.
2.3 Implementeren
De programma’s zijn de basis voor projecten en activiteiten van het eerstvolgende jaar. In de programma’s zijn de concrete belangrijke projecten en activiteiten voor de eerste jaarschijf genoemd. Dit wordt verfijnd in de uitwerking van de begroting; de eerste jaarschijf van de begroting is de basis voor de groepsplanningen en het A3-bedrijfsplan voor de organisatie.
De gemeente werkt projectmatig. Hiertoe is een handboek projectmatig werken opgesteld en vastgesteld, via het intranet voor alle medewerkers toegankelijk is.
Alle projecten en alle projectformats (handboek projectmatig werken) zijn transparant inzichtelijk op het intranet.
Naast reguliere voortgangssystemen voor reguliere processen (alleen toegankelijk op intranet) (zoals post, vergunningen, uitkeringen) heeft Dantumadiel een eigen voortgangssysteem: AORTA. Deze wordt actueel gehouden door periodiek overleg tussen de directeur, managers en controllers.
Met dit integrale systeem wordt de voortgang van projecten en activiteiten gestructureerd bewaakt. Basis voor dit systeem zijn de planningen per groep die periodiek bewaakt worden. Deze planningen zijn een hulpmiddel voor de aansturing van de groepen. Wekelijks vindt behandeling van de belangrijkste zaken in het MT plaats. Dit is een selectie uit het basissysteem. De raad wordt over de voortgang van alle voor hen van belang zijnde projecten geïnformeerd. Alle geactualiseerde overzichten zijn transparant inzichtelijk gemaakt op het intranet. Veel gemeenten zijn geinteresseerd in dit Dantumadielse systeem.
De programma’s zijn de basis voor projecten en activiteiten van het eerstvolgende jaar. In de programma’s zijn de concrete belangrijke projecten en activiteiten voor de eerste jaarschijf genoemd. Dit wordt verfijnd in de uitwerking van de begroting; de eerste jaarschijf van de begroting is de basis voor de A3-plannen (bedrijfsplannen) voor de organisatie.
De gemeente werkt projectmatig. Hiertoe is een handboek projectmatig werken opgesteld en vastgesteld, via het intranet voor alle medewerkers toegankelijk is.
Alle projecten en alle projectformats (handboek projectmatig werken) zijn transparant inzichtelijk op het intranet.
Naast reguliere voortgangssystemen voor reguliere processen (alleen toegankelijk op intranet) (zoals post, vergunningen, uitkeringen) heeft Dantumadiel een eigen voortgangssysteem: AORTA. Deze wordt actueel gehouden door periodiek overleg tussen de directeur, managers en controllers.
Met dit integrale systeem wordt de voortgang van projecten en activiteiten gestructureerd bewaakt. Basis voor dit systeem zijn de planningen per groep die periodiek bewaakt worden. Deze planningen zijn een hulpmiddel voor de aansturing van de groepen. Wekelijks vindt behandeling van de belangrijkste zaken in het MT plaats. Dit is een selectie uit het basissysteem. De raad wordt over de voortgang van alle voor hen van belang zijnde projecten geïnformeerd. Alle geactualiseerde overzichten zijn transparant inzichtelijk gemaakt op het intranet. Veel gemeenten zijn geïnteresseerd in dit Dantumadielse systeem.