Management van Middelen
4.1 GELD
Financieel kader
Het college van B&W stelt elk jaar voor 1 maart een Startnotitie en voor 1 juni een Notitie Financieel Kader vast voor het volgende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren. Hierdoor kan de gemeenteraad al in een vroegtijdig stadium de financiële kaders voor de begroting van het daaropvolgende jaar aangeven.
De Startnotitie geeft de voorlopige kaders en een eerste aanzet tot te starten acties gericht op begrotingsevenwicht, wordt vastgetseld door het college en ter informatie . De Notitie Financieel Kader sluit aan bij de programma’s en behandelt de volgende onderwerpen: Technische uitgangspunten en aannames; Financiële mogelijkheden; Beleidswensen vanuit de programma’s; Confrontatie van de financiële middelen en de beleidswensen.
Begroting
Aan elke opstelling van een begroting gaat een heroverweging van beleid door de gemeenteraad vooraf. De begroting beschrijft de programma’s die door de gemeenteraad zijn vastgesteld. Per programma worden de doelen beschreven, de acties die zijn gepland om deze doelen te bereiken en de benodigde financiële middelen en opbrengsten (lasten en baten). Daarbij zijn de onderdelen van het beleid zoveel mogelijk zo beschreven dat zij specifiek, meetbaar, acceptabel, reëel en tijdsgebonden zijn.
De programmabegroting bevat een aantal (verplichte) paragrafen welke een dwarsdoorsnede van de begroting geven voor onderwerpen waaraan politieke of financiële risico’s zijn verbonden. Het gaat hier om de paragraven grondbeleid, bedrijfsvoering, onderhoud kapitaalgoederen, verbonden partijen, weerstandsvermogen, financiering en lokale heffingen.
Per programma worden de baten en lasten voor een periode van 4 jaar aangegeven. Met binnen elk programma een uitsplitsing naar begrotingsproducten. Waarbij per begrotingsproduct cijfers worden gegeven over de ontwikkelking van externe baten, directe kosten, vaste kosten, kapitaallasten en reserveringen. Voor een goed overzicht zijn hierbij ook de rekeningcijfers van het voorgaande jaar en de begrotingscijfers van het lopende jaar (aangepast op basis van de eerste VERRAP van dat jaar) aangegeven.
Tussentijdse verantwoording
Twee maal per jaar wordt de gemeenteraad over periodes van vier maanden (janauari t/m april en mei t/m augustus) middels een tussentijdse VERRAP door het college geïnformeerd over de realisatie van de doelstellingen en de begroting tot en met de desbetreffende periode. Doel van deze rapportage is per programma en voor grote investeringsprojecten duidelijk te maken in hoeverre de uitvoering van de begroting op schema ligt. Middels kleuren wordt op eenvoudige wijze duidelijk gemaakt of dat zo is. In het geval van achterstanden op de planning wordt toegelicht waardoor deze achterstand is ontstaan, welke acties daarop worden ondernomen en zonodig wordt een aangepaste planning gegeven.
Rekening
Elk jaar moeten de jaarstukken voor 15 juli bij de provincie worden ingediend. De jaarrekening wordt door de accountant beoordeeld op zowel getrouwheid als op rechtmatigheid. Samenhangend met de invoering van het dualisme in het lokale bestuur moet de burgemeester jaarlijks een verslag opstellen over de kwaliteit van het bestuur en de relatie met de burgers. Burgerparticipatie en de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening maken integraal onderdeel uit van de Dantumadielse programmasturing. Voor wat betreft de verantwoording over het gevoerde beleid richting burgers kiest de gemeente Dantumadiel niet voor het traditionele burgerjaarverslag. De gemeente Dantumadiel zoekt aansluiting bij de vigerende processen en rapportages van de gemeente. In het gemeentelijk jaarverslag en de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid en de financiële resultaten van het afgelopen jaar
Rechtmatigheid
De Gemeente Dantumadiel heeft het waarborgen van de rechtmatigheid van haar handelingen ten eerste aangepakt door in het reguliere controlewerk zoveel mogelijk rechtmatigheidscontroles in te bouwen. Daarnaast wordt de controle door de accountant voorbereid met een uitgebreide gestructureerde en gedocumenteerde interne controle. Jaarlijks wordt door het college een intern controleplan vastgesteld dat uitgaat van een pragmatische aanpak, waarbij geen uitgebreide controleprotocollen per activiteit worden beschreven en uitgebreide vastlegging van handelingen wordt gevraagd, maar zoveel als mogelijk wordt aangesloten bij bestaande bedrijfsprocessen binnen de gemeente. Het controleplan is mede gebaseerd op een risicoanalyse van de hoofdprocessen binnen de gemeente.
Weerstandsvermogen
In de paragraaf weerstandsvermogen worden de risico’s voor de gemeente in kaart gebracht. Het beleid met betrekking tot de reserves en voorzieningen van de Gemeente Dantumadiel is uitgewerkt in de bij de begroting horende bijlage “Financiële Positie” daarin staat aangegeven hoe de algemene reserves zijn opgesplitst, waarvoor de bestemmingsreserves worden aangewend en hoe de voorzieningen zijn opgedeeld.
Liquiditeitsplanning
Het goed voorspellen van de liquiditeitsbehoefte blijft lastig, met name op de wat langere termijn. De aandacht voor de planning van de (grote) investeringen is de laatste jaren vergroot en de koppeling van deze planning met de financiële administratie is versterkt. Er is beter zicht op de ontwikkeling van de investeringsprojecten gekomen als gevolg van de invoering van driemaandelijkse voortgangsgesprekken van de managers met de directeur en groepscontroller, waar de voortgang van investeringen en planningen op de agenda staat.
Er wordt een verplichtingenadministratie gevoerd voor grote afzonderlijk aan te gane verplichtingen. Hierbij is een aansluiting gemaakt met het nieuwe (intergemeentelijke) inkoop- en aanbestedingsbeleid dat in 2013 door het college is vastgesteld.
Begrotingscyclus
Startnotitie, Kadernotitie, Begroting, Verrap’s en Jaarrekening zijn de bouwstenen van de jaarlijkse begrotingscyclus. e geraamde hoogte van de uitkering uit het gemeentefonds (welke kan worden afgeleid uit de mei-circulaire van het ministerie van BZK) een belangrijke basis voor de begroting.
Met de Kadernotitie wordt door de raad de richtlijn vastgesteld aan de hand waarvan het college de begroting invult. Het gaat dan onder andere om de opties voor nieuw beleid en herprioriteringen die in de begroting moeten worden uitgewerkt in concrete begrotingsvoorstellen.
Gedurende een begrotingsjaar kan naar aanleiding van de VERRAPS die tweemaal per jaar aan de raad worden toegezonden, worden bijgestuurd.
Middels de jaarrekening worden de verschillen tussen de begroting en de programmarekening aan het eind van het jaar geanalyseerd en toegelicht.
Periodiek neemt de gemeente haar Planning & Control cyclus onder de loep. In 2011 heeft PwC een onderzoek verricht naar de P&C cyclus en de conclusie was dat onze gemeente, na implementatie van A3-bedrijfsplannen en rapportages daarover, beschikt over een sluitende cyclus. Uit dat onderzoek kwam de aanbeveling in de cyclus meer ruimte te maken voor zogenoemde business control, naast de financiële control. Dat betekent dat meer gestuurd zal gaan worden op de effectiviteit en efficiency van het gevoerde beleid.
4.2 KENNIS EN TECHNOLOGIE
Investeringen in technologie ten behoeve van de kerndoelen en regievoering van de gemeente hebben een hoge prioriteit. De gemeente moet zich ontwikkelen tot de eerste overheid voor de burger. Om deze ontwikkeling te kunnen realiseren is een hoogwaardige en samenhangende informatiehuishouding van groot belang. Omdat de gemeente Dantumadiel op het terrein van informatisering en automatisering kwetsbaar is voor wat betreft kennis, bezetting en middelen wordt een oplossing gezocht in samenwerkingsverbanden.
De gemeente Dantumadiel heeft zich tot doel gesteld de dienstverlening aan de burger verder te professionaliseren en ook elektronisch te ontsluiten via internet-toepassingen. Dit voornemen sluit aan op de veranderingen die zich in de maatschappij voltrekken, de ontwikkelingen rondom (publieke) dienstverlening, en diverse programma’s van de rijksoverheid waardoor gemeenten met concreet te realiseren doelstellingen, inclusief wetgeving, worden geconfronteerd. Middels een realisatieplan wordt invulling gegeven aan de bovengenoemde doelstellingen. Om de benodigde technologische ontwikkelingen ook in de toekomst bij te kunnen houden (zowel kennis als financieel) werkt Dantumadiel op dit terrein samen met andere gemeenten
Met ons procesbeleid en onze systematiek van programmasturing wordt kennis vastgelegd in de organisatie. Hiermee wordt kennis behouden in de organisatie en wordt bijvoorbeeld het inwerken van nieuwe personeelsleden vergemakkelijkt.
Dantumadiel heeft met deze zelfevaluatie een kennismanagementsysteem ontwikkeld. De innovatieve toepassing van de zelfevaluatie via internet maakt dat hiermee een dynamisch en interactief kennismanagementsysteem is ontstaan. Het systeem wordt doorlopend geactualiseerd. Daarnaast vindt jaarlijks een check op nieuwe ontwikkelingen plaats, geborgd door de AORTA.
4.3 MATERIAAL EN DIENSTEN
De productgroep Stipe is onder andere verantwoordelijk voor de facilitering binnen de gemeentelijke organisatie. De productgroep Romte is onder andere verantwoordelijk voor het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen.
Inkoop
In 2006 is een inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld, inclusief inkoopvoorwaarden van de Gemeente Dantumadiel. In ons beleid is aandacht voor milieu-en duurzaamheids aspecten, maar ook voor de langdurig werklozen waarvoor de gemeente een verantwoordelijkheid heeft als het gaat om bemiddeling naar betaalde arbeid.
Tevens is een procedure (met checklists) afgesproken waarlangs het inkoopproces gecontroleerd verloopt. In 2007 is hier een verplichtingenadministratie aan gekoppeld.
Bij de interne controle van 2007 bleek dat de afspraken rondom inkoop en aanbesteding praktisch niet altijd uitvoerbaar waren, en dat de verplichtingenadministratie onvoldoende werkte. In 2008 zijn daarom voorstellen ter verbetering ontwikkeld en ook doorgevoerd.
De Gemeente Dantumadiel heeft diverse malen initiatieven genomen om samen met andere gemeenten te komen tot een professionalisering van de inkoopfunctie door een gezamenlijke inkoop-advies afdeling/stichting op te zetten. In 2010 is een website gelanceerd om de aanbestedingskalenders op elkaar af te stemmen om zo te komen tot meer gezamenlijke inkoop.
De Gemeente Dantumadiel is in 2008 gestart met de opzet van een contractendatabase waarin alle lopende contracten in ondergebracht worden, zodat er ook tijdig gesignaleerd wordt wanneer contracten aflopen en er dus tijdig een nieuwe inkoopproces kan worden opgestart.
Op diverse deelterreinen is een aantal Nofa successen geboekt als het gaat om inkoop. Voorbeelden hiervan zijn: de Europese aanbesteding (OverheidsTelefonie2006) voor de aanschaf van één type telefooncentrale (implementatie 2009), de ANDEZ2-aanbesteding voor het mid-office, de Europese aanbesteding voor de huur van multifunctionals en de Europese aanbesteding van accountantsdiensten (in 2008 afgerond).
Huisvesting
De huisvesting van het gemeentehuis anno 2010 is aan de krappe kant en ook niet in overeenstemming met de visie die we als gemeente hebben op de dienstverlening. Daarnaast zijn er door een risico inventarisatie- en evaluatie een aantal arbo-knelpunten geconstateerd welke verband houden met het ruimtegebrek. Daarom is in het najaar van 2010 begonnen met een interne verbouwing. Deze moet leiden tot een verbetering van de dienstverlening. Hierbij wordt rekening gehouden met het Klant Contact Centrum (KCC) dat in 2011 gestalte moet krijgen.
Benchmark
De Gemeente Dantumadiel heeft een paar keer meegedaan met de benchmark facilitaire kengetallen van CapGemini. Op grond van de uitkomsten hiervan zijn maatregelen getroffen. Zo is het contract voor schoonmaakdienstverlening opnieuw in de markt gezet en zijn er maatregelen getroffen om het energieverbruik te verminderen. Vanaf 2008 doen we tweejaarlijks aan deze benchmark mee.
Fairtrade gemeente
Fairtrade gemeente
Op 4 maart 2014 heeft ons college besloten Fairtrade gemeente te willen worden. Dat houdt onder andere in dat de produkten die we als gemeente kopen en die uit arme landen komen een Fairtrade label moeten hebben. Zo weten we dat mensen niet worden uitgebuit voor ons banaantje, koffie, chocolade, sinaasappelsap. In de eigen organisatie hebben we al Fairtrade thee en Utz (een ander “eerlijke handel” keurmerk) koffie.
Vanaf nu is in de kantine ook een Fairtrade banaan en Fairtrade sinasappelsap te koop.
Om de Fairtrade titel te halen gaan we ook de winkels en bedrijven in de gemeente benaderen om ze bewust te maken van eerlijke handel.
Als je de titel wil halen, moeten minimaal 3 supermarkten, 4 overige winkels en 2 horecabedrijven fairtrade produkten verkopen. 4 maatschappelijke organisaties/ kerken en 2 bedrijven/ groothandels fairtrade koffie en thee gaan gebruiken.
Dat gaan we in 2014 proberen te bereiken.